В области времени нет миллионеров», – говорит заведующий кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии Глеб Архангельский. Однако ему удалось разработать технологию, которая позволяет использовать невосполнимый ресурс – время – в соответствии с собственными целями и ценностями. На открытом семинаре, организованном «Деловой средой» Сбербанка, Глеб Архангельский поделился основными принципами организации времени в компании.
Голова – это не самый подходящий инструмент для контроля
Контролируйте, куда ваши сотрудники записывают поручения, будь- то стикеры, напоминалки в телефоне или на компьютере, записи в блокноте. Идеям и поручениям необходим материальный носитель. Записывайте все запланированные встречи, поручения, задачи, которые необходимо выполнить. Таким материальным носителем может стать битрикс, айпад, записная книжка и т.д. Должно быть одно место контроля – электронное или бумажное.
Время сотрудников – это ваши деньги
Обычно работники руководствуются следующим принципом: «Задача, о которой начальник не напомнил трижды, не считается поставленной». Четко пропишите в своем рабочем графике 15 минут на контроль. Делайте это каждый день. Открывайте свое средство контроля, следите за тем, чтобы программа умела отбирать задачи заранее (за день, за неделю, за месяц) и начинайте «долбить» людей простыми вопросами: готовы ли документы, выполнена ли поставленная задача. Ваши сотрудники понимают, что у вас ничто не забыто, никто не забыт. Заложите себе полчаса в неделю на долгосрочный контроль.
Единая команда – общие правила игры
Планируйте время в компании на основе единых правил и принципов. Должен быть единый инструмент – бумажный ежедневник, календарь Outlook, календарь Google. Электронные календари лучше бумажных, но на начальном этапе можно использовать и их. Ежедневник должен вестись по единому стандарту. Важна система разметки, категории, ключевые слова, которые помогают найти всю историю отношений с партнерами. Можно вести хронометраж для понимания того, сколько времени вы тратили на общение с персоналом, на совещания. В небольших компаниях открывайте доступ к календарю всем сотрудникам, чтобы они могли видеть, кто чем занят, в том числе и их руководитель. Не забывайте о цветовых разметках календаря (для жестких, гибких, клиентских, выездных встреч).
Меньше совещаний, больше общения с клиентами
Совещания съедают ваше время и время ваших сотрудников. Во внутренней коммуникации компании переходите от совещаний к SMS переписке и e-mail по необходимым вопросам. В продажах – наоборот. Не поленитесь написать лишнее сообщение, встретиться с клиентом. Здесь важно личное общение.
Одно письмо – один вопрос
Не посвящайте письмо широкому кругу вопросов. Для электронной почты руководствуйтесь правилом: одно письмо – один вопрос. Ответили, стерли, забыли. Появляется четкое ответное действие. Соблюдайте принцип «чистых входящих» – чтобы к вечеру папка с входящими сообщениями оставалась пустой.
Источник: Деловая среда